Digitale kwaliteitssystemen zijn eigenlijk niet meer weg te denken in een onderneming die efficiënt en effectief wilt produceren of diensten verlenen. Wij noemen ze liever bedrijfsmanagementsystemen omdat ze pas echt gaan werken als ze wezenlijk onderdeel uitmaken van je organisatie. Pas dan leveren ze waarde op en is de investering in korte tijd vele malen terugverdiend. Je kunt zo’n systeem gebruiken voor het registreren van afwijkingen in bedrijfsprocessen, vastleggen van veranderingen of van procesdata. Maar ook voor de onboarding van nieuwe medewerkers, compliance inspecties met overheden of als blauwdruk voor organisatieverbeteringen. Het is dus geen speeltje van de manager of de kwaliteitsafdeling. Dit is de reden dat steeds meer managementmedewerkers zich actief bezighouden met de keuze van het digitale kwaliteitssysteem. Dit valt helaas niet mee met het grote aanbod en de verschillende stromingen. Op basis van onze ervaring komen we tot 3 hoofdsoorten digitale kwaliteitssystemen.

De meest simpele uitvoering is de Wiki uitvoering met als varianten een intranet of een SharePoint Portal. Documenten en informatie worden op een centrale plaats verzameld. De lay-out en het gebruikersgemak is sterk afhankelijk van de beheerders. We zien vaak een wildgroei aan data wat uiteindelijk leidt tot een onprettig gebruik van data. Het merendeel van de data is vaak statisch (documenten en instructies) en de registraties zijn vastgelegd in gedeelde Excel Work sheets. Binnen SharePoint worden nog wel eens formulieren gebruikt om data te verzamelen. Maar hier is ook vaak wat meer gespecialiseerde kennis voor nodig. Kort samengevat, ben je wel van het papier af, maar de automatiseringsslag heb je gemist.

De tweede variant is gebaseerd op speciale softwarepakketten die gebouwd zijn om en tegen het Office-pakket. Deze producten hebben meestal al een lange historie en steunen vaak nog op de documentencontrole eis van de oude ISO-versie. Met deze pakketten worden slimmigheidjes toegevoegd om bijvoorbeeld Office-documenten gecontroleerd te publiceren. Toen procesbeschrijvingen een steeds dominantere rol gingen spelen in ISO-land zijn functionaliteiten toegevoegd om binnen Visio of Word het mogelijk te maken om procesbeschrijvingen te publiceren. Vandaag de dag ligt de nadruk steeds meer op het bewijzen dat je een bedrijfsproces onder controle hebt. Registraties zijn dus een steeds belangrijke rol gaan spelen, vandaar dat deze leveranciers vaak ook 1 of meerdere modules aanbieden om specifieke registraties mogelijk te maken. Alles wordt via een portal voor gebruikers beschikbaar gemaakt.

De laatste variant die als digitaal kwaliteitssysteem wordt ingezet is vooral gebaseerd op de combinatie tussen business procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Deze software werkt geheel zelfstandig. Op een Visio manier worden processen beschreven waaraan vervolgens alle soorten bestanden kunnen worden gekoppeld. Documentbeheer is ingebouwd en sommige applicaties hebben zelfs mogelijkheden om registraties met workflow te automatiseren zonder ICT-kennis. Ook bij deze variant is een gebruikersportal standaard.

De grootste verschillen, ervaar het zelf!

Alle besproken varianten zijn schaalbaar en ook geschikt voor kleinere organisaties. De kosten variëren sterk maar er zijn nog een paar belangrijke punten van aandacht. Hoe staat het met het beheer? Kost het veel tijd? Hoeveel training hebben onze beheerders nodig om met deze systemen te kunnen werken? De meeste verkopers hebben hier een vlotte babbel voor klaarliggen maar er is maar 1 iemand die dat kan bepalen. Dat ben jezelf. Zoek daarom goed uit hoeveel tijd de trainingen in beslag nemen. Op basis daarvan krijg je een eerste indruk over de complexiteit. 1 of 3 dagen is toch een behoorlijk verschil! Nog beter is de mogelijkheid om tegen een geringe investering een pilot met het systeem te mogen draaien. Zelf ervaren hoe het werkt en of het gaat bijdragen aan het verbeteren van de bedrijfsvoering.

Bekijk hier de unieke aanbieding!

Andere leestips:


Weg met de kwaliteitsmanager.

Automatiseren en digitale kwaliteitssystemen.

Kwaliteitsmanagementsoftware, geen speeltje van de kwaliteitsmanager