Verandermanagement en continu verbeteren

Verandermanagement en continue verbeteren zijn een Siamese tweeling. 

Om continue te verbeteren in een organisatie, product of service zal je regelmatig veranderingen moeten doorvoeren.

Verandermanagement is de kunst om wijzingen op een gecontroleerde manier door te voeren. Dit kan zijn een ander werkwijze in de manier van samenwerken, een wijzing van een bedrijfsinstallatie maar ook een wijziging in de organisatie. Verandermanagement is een belangrijk element van kwaliteitsmanagement en heeft soms ook hele grote effecten op de winstgevendheid van een organisatie.

Een praktijkverhaal verandermanagement en continu verbeteren

Een gerenommeerde machinebouwer nam contact met ons op. Het probleem werd beschreven als het grote aantal wijzigingen bij machines in aanbouw. Een gevolg van een groot aantal “verbeteringen” die zeer snel werden doorgevoerd.

Het resultaat hier was echter niet continue verbetering van de organisatie en machine maar

  • Frustratie bij veel medewerkers
  • Veel klachten /tekortkomingen bij opleveringen
  • Hogere kostprijs als gecalculeerd
  • Veel piek in werkbelasting en 10 % overwerk tijd
  • Veel overschrijdingen van levertijden

Kortom deze symptomen waren duidelijk en ongewenst, maar de oplossingsrichting niet duidelijk

Wat was het probleem?

De meeste van ons herkennen het wel, organisaties en medewerkers hebben het vaak moeilijk met het goed omschrijven van het fenomeen. Toch wel vervelend als je met verandermanagement een wijziging gaat doorvoeren maar eigenlijk niet weet wat de uitgangspositie is. Een praktische en doeltreffende methode om Verandermanagement en continu verbeteren . Leg de uitgangsituatie goed vast!helderheid te verschaffen is de 5W1H methode.

Continu verbeteren begint bij de basis

In een gezamenlijk groepssessie van een uur kwamen de volgende aspecten aan het licht.

  • Er was geen eenduidige procedure hoe om te gaan met verbeteringen, iedereen kon dus veranderingen voorstellen. Bovendien waren geen toetsing criteria aanwezig.
  • Er was geen goede registratie van veranderingen zodat herkomst en reden van verzoek tot verandering niet meer was te analyseren
  • Er werd niet procesgericht gekeken naar de impact van de verandering, een onderdeel kan misschien wel goedkoper zijn bij inkoop maar als de monteur hierdoor meer werk krijgt of de leverbetrouwbaarheid wegvalt, kan goedkoop wel eens duurkoop zijn.
  • De specificaties van de machines werden bij opdracht onvoldoende beschreven en moesten daarom vaak worden bijgesteld.

Verandermanagement is teamwork

Met een team van diverse betrokken afdelingen hebben we een praktische werkwijze uitgewerkt met daarin registreren met web formulierenduidelijke afspraken, concrete toetsingscriteria en een verplichte teambeoordeling van een voorgestelde wijziging met een hoog risico. Nu moest er alleen nog worden gezorgd dat men volgens de nieuwe afspraken ging werken maar ook dat er beter werd gecommuniceerd. Door gebruik te maken van een eenvoudig registratie systeem werd het volgen van het afgesproken proces afgedwongen en was er steeds een actueel overzicht van de plannen voor verbetering.

Ongekende resultaten met verander management nieuwe stijl.

Na een half jaar bleek dat het aantal voorgestelde wijzingen met een factor 20 (!) was afgenomen echter

  • De kwaliteit van de voorstellen was aantoonbaar verhoogd en de onderliggende redenen heel transparant.
  • De goedgekeurde voorstellen werden zorgvuldiger geïntroduceerd zonder verstoring van lopende orders.
  • Geen onnodig overwerk en onverwachte kosten.
  • Verbeterde werksfeer en procesgerichte samenwerking.

Tot slot over verandermanagement en continue verbeteren binnen ISO9001

Verander management en continue verbeteren zijn verplichte elementen uit de ISO-9001 norm en aan elkaar verbonden. In de nieuwe ISO9001:2015 versie zal risicomanagement hier ook een grotere rol gaan spelen. Door terug te gaan naar de basis (5W1H) en met een eenvoudige risicobeoordeling de impact te bepalen kunnen we bedrijfsvoering van organisaties echt verbeteren.