Ik hoor vaak dat LEAN leuk is voor productieafdelingen waar lekker wordt gesjouwd met materialen. Dan kun je troep maken ja, wat zijn weerslag heeft op de efficiency van de afdeling. Waar had ik het ook weer gelaten en waarom moeten we nu weer wachten op het magazijn! Goed nieuws. Ook administratieve processen kunnen hun voordeel doen met LEAN Een recente ervaring hierover wil ik met jullie delen.

De situatie

Een productiebedrijf met 20 personeelsleden in Nederland valt onder een grotere multinational. Hierbij is het een heilige regel dat alle lokale units uiterlijk de vijfde van de maand hun maand rapportage bij het hoofdkantoor aanleveren. Dit rapport dient echter wel te worden gevoed uit diverse informatiebronnen binnen het bedrijf waaronder de afdelingen  verkoop, logistiek en productie. De lokale organisaties proberen met diverse lijstjes in Excel en Word de informatie te verzamelen. Op het eind van de maand is de boekhouding 4 volledige dagen kwijt om het rapport voor het hoofdkantoor te vullen!

De verspilling

We zijn eens met alle betrokkenen bij elkaar gaan zitten om te kijken hoe nu precies het proces van boekingen tot en met de maandrapportage verliep. Al snel zag men dat maar liefst 6 (!)Excel bestanden in gebruik waren die grotendeels dezelfde informatie bevatte. Data werden doorgekopieerd of zelfs handmatig overgenomen met hier en daar natuurlijk een tikfout. Codes die in productie en op kantoor werden gebruikt voor dezelfde bestemming waren verschillend. Natuurlijk waren er ook nog eens normale invoerfouten maar die werden in het ongunstigste geval pas 4 weken later gecontroleerd. Navragen bij de betrokkenen vereist dan wel een ijzersterk geheugen.

De Work Flow

Nadat iedereen elkaar eens verbaast had zitten aankijken en ook ineens begrip kreeg voor elkaars vragen bij onduidelijkheden was het groepje ook direct “in flow” om dit voor eens en altijd op te lossen. Er werd eerst vastgelegd welke informatie echt noodzakelijk was om het gehele proces te ondersteunen, wanneer, in welke vorm en voor wie deze beschikbaar moest zijn. Het was een leuke 5S oefening, veel invoervelden in de Excel bestanden werden niet eens gebruikt of waren op meerdere plaatsen aanwezig. Ook de 2 verschillende lijsten met codes werd vervangen door 1 gezamenlijke lijst. Ruimte voor verbetering…de nieuwe Excel file was geboren…bijna

De echte oplossing

Nu is Excel beresterk in rekenen en rapportages maken, maar het team zag ook in dat 3 afdelingen die gelijktijdig in 1 file moeten werken geen LEAN oplossing zou zijn. Wachten op elkaar, bellen naar elkaar dat de file in gebruik was, de verspilling “wachten”lag op de loer. Daarnaast kon informatie eenvoudig worden overschreven, niet echt Poka-Yokedus. En dat wil je al helemaal niet als je hier de maandelijkse rapportage aankoppelt. Uiteindelijk is besloten de registratie onder te brengen in een slim webformulier waarbij de diverse gewenste overzichten vanuit de database netjes in Excel bestanden werd gerapporteerd. Omdat het formulier na het invullen rechtstreeks voor goedkeuring naar de administratie ging werden mogelijke foutjes direct gecorrigeerd. De afdelingen gingen dus ook beter samenwerken met elkaar want ze hadden allemaal belang bij goede data.

[youtube height=”HEIGHT” width=”WIDTH”]http://www.youtube.com/watch?v=nIcKROoh5bE[/youtube]

Het resultaat

Het resultaat was verbazingwekkend, de maandrapportage waar vroeger 4 volledige werkdagen voor werden gereserveerd, en zelfs vakanties op afgestemd, was nu in 2 uur gereed.

LEAN in administratie

In de administratie kunnen dus ook LEAN principes worden toegepast. Mocht je nog niet zijn overtuigd dan moet je de paperclip methode maar eens gebruiken. Nagel jezelf eens vast aan informatiestuk dat langs verschillende afdelingen moet. Go with the work flow Tien tegen 1 dat je dan al zaken ziet die je kunt verbeteren. Al is het alleen maar het nietje wat je moet verwijderen waarmee je collega’s de stukken eerder bij elkaar heeft gevoegd. Misschien was een paperclip handiger.

Meer weten over de gebruikte software